Reglement Particulier de l AMM ( MAJ 09-2011)

Règlement Intérieur

issu de la réunion du 28/05/05

(et autres modifications complémentaires
dernière MAJ 16-12-2011)

 

Article 1: Préambule

Le présent règlement intérieur complète et détaille les articles des statuts.

Les modifications éventuelles sont simplement assujetties au vote du Conseil d'Administration (CA). Elles pourront être présentées à l’Assemblée Générale (AG).

 

Article 2 : Moyens d’action de l’Association 

Les moyens d’action de l’association sont notamment: 
• les publications, les cours, les conférences, les réunions de travail et d’échanges d’idées de « trucs et astuces ».
• l’organisation de manifestations, la participation et la représentation aux salons, tournois, expositions et toute initiative pouvant aider à la réalisation de son objet.

• l’élaboration et la gestion d’une banque de données et d’une bibliothèque d’ouvrages historiques et techniques en rapport avec l’objet de l’Association.

• la vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services entrant dans le cadre de son objet ou susceptible de contribuer à sa réalisation.

 

Article 3 : Catégories de membres 

 L’Association se compose de membres adhérents de trois catégories :

Les membres actifs acquittent une cotisation fixée annuellement par le C.A. Ils sont membres de l'assemblée générale avec voix délibérative.
Les membres d'honneur sont proposés par le Conseil d’Administration et acceptés par l'Assemblée Générale pour les services qu'ils ont rendus ou rendent à l'association. Ils sont dispensés du paiement de la cotisation annuelle et participent à l'assemblée générale avec voix consultative. Dans le cas où un membre d’honneur s’acquitterait de sa cotisation, il cumulerait aussi le statut de membre actif.

Les membres bienfaiteurs sont les adhérents qui acquittent une cotisation annuelle fixée à trois fois le montant de la cotisation annuelle. Ils participent aux travaux de l'assemblée générale avec voix délibérative.
 

Article 4 : Adhésion - renouvellement

Adhésion :

Elle implique un parrainage et est accordée par le C.A.

Le candidat remplit la fiche de demande d’adhésion prévue à cet effet, que lui aura remis son «parrain» et s’acquitte du montant de la cotisation annuelle.

Le délai de réponse du C.A. ne devra pas excéder 15 jours.

L’adhésion à l’association implique de fait le respect des présents statuts et du règlement intérieur.

Le Conseil d’Administration pourra refuser des adhésions, avec avis motivé aux intéressés ou à leur parrain.

Toute adhésion contractée à partir du 1 Novembre vaut pour l’année civile suivante.

Toute cotisation versée reste acquise définitivement. Aucun remboursement, même partiel ne pourrait être exigé, quel qu’en soit le motif.

Tout nouvel adhérent reçoit un exemplaire des statuts et du règlement intérieur.

Renouvellement :

Il s’effectue par simple paiement de sa cotisation annuelle.

Le C.A. se réserve le droit de ne pas reconduire l’adhésion d’un membre qui, de par son comportement et/ou ses agissements, aurait porté préjudice aux intérêts de l’A.M.M.  Cette décision fera l’objet d’une information motivée auprès de l’intéressé et elle est irrévocable.

Outre les prescriptions de l’article 8 des statuts, le titre de membre adhérent se perd pour non paiement de la cotisation annuelle. Le paiement de la cotisation annuelle a lieu le jour de l'AG ; un rappel a lieu lors de l'exposition annuelle en février. Passé le 1er mars de l'année en cours, le non paiement de la cotisation implique la radiation immédiate du membre.

 

Article 5 : Responsabilité des membres.

Aucun des membres de l’association n’est personnellement responsable des engagements contractés. En matière de gestion, la responsabilité au civil et au pénal incombe aux membres élus du Bureau, voire du C.A. sous réserve d’appréciation des tribunaux compétents.

 

Article 6 : Conseil d'Administration.

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus.

Il est «l’exécutif» de l’association dont il assure la gestion. Il met en œuvre les décisions de la dernière assemblée générale.

Il comprend 12 membres au maximum et est élu par l’A.G. sur candidatures individuelles. Les membres sortant sont rééligibles.

Tout membre désirant entrer au CA doit être membre depuis 2 ans révolus le jour de sa candidature, sauf cas de force majeure ( laissé à l'appréciation du CA).
Tout membre désirant entrer au CA doit être membre depuis 2 ans révolus le jour de sa candidature

Il élit le Bureau Directeur.

Il s’occupe de la mise en oeuvre des orientations décidées par l'assemblée générale, de la préparation des bilans, il ordonnance les dépenses votées et attribue les tâches de responsabilité. Il définit l’ordre du jour de l’A.G.O. et prépare les éventuelles propositions de modification des statuts présentés à l'assemblée générale extraordinaire. Il a en charge la rédaction et les modifications éventuelles du règlement intérieur.
Il autorise le président à ester en justice par vote à la majorité des 2/3 des membres composants le conseil d'administration.
Il se réunit au minimum une fois par semestre ou sur la demande du tiers de ses membres et sur chaque convocation du Président.

Les membres élus au Conseil d'Administration peuvent se voir déléguer des tâches précises pour une durée déterminée ou pour le temps de leur mandat.

En cas de vacance de poste, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement au remplacement soit par désignation au sein du C.A. soit en co-optant un membre adhérent candidat. Il est procédé au remplacement définitif à la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Outre les prescriptions de l’article 8 des statuts, le titre de membre du C.A. et les responsabilités qui peuvent y être associées se perdent après trois absences consécutives non excusées.

Le Ca compte parmi ses membres des membres fondateurs
Au 01/01/2011 les membres fondateurs sont les suivants
Eric Serres et Claude Balmefrezol.
Ces membres possèdent un droit de veto pour l’adhésion d’un membre à l’ AMM
Ce droit de veto  ne peut s’exercer que dans le cadre de leur élection au CA  et  tant qu’ils sont membres de l’ AMM . Ce droit de veto ne peut être appliqué que dans un cadre précis : illimité pour le droit à adhérer au club ou pour valider une inscription à une exposition organisée par l'AMM, une seule fois durant l'année civile pour tout autre vote.

 

Article 7 : Bureau Directeur - présentation

Au sein du C.A. est élu le Bureau Directeur, composé 5 membres au plus, dont:

• un(e) président(e)

• un(e) trésorier(e)

• un(e) secrétaire

En cas de besoin, deux postes complémentaires d’adjoints concernant secrétaire et trésorier peuvent être ajoutés.

L’élection s’effectue à main levée ou à bulletin secret sur la demande d’au moins deux de ses membres.

Le Bureau se réunit au moins 4 fois par an. Il prépare les réunions du Conseil d'Administration dont il exécute les décisions et traite les affaires courantes dans l'intervalle des réunions du C.A.

 

Article 8 : Bureau Directeur - définition des tâches

Le (la) président(e): C’est le « chef de file » de l’association dont il est le représentant officiel. Il est élu par l’A.G. sur proposition du C.A. pour une durée de trois ans. Il peut convoquer les réunions du C.A. Il veille au respect des décisions prises en commun au sein du C.A. et lors des A.G.

Il propose à l’A.G. le rapport moral de l’exercice clos et les orientations à venir.

En cas d’égalité dans une décision, sa voix est prépondérante. Il est autorisé à ester en justice par vote des 2/3 des membres composant le C.A. Le président est titulaire du mandat de signature.

 

Le (la) trésorier(e): Il gère les comptes de gestion de l’association, prépare les bilans financiers de l’exercice clos, propose à l’A.G. les orientations financières de l’exercice à venir. Il travaille en collaboration étroite avec le président et le (la)  secrétaire général et se tient informé des mouvements internes de l’association.

Il détient les comptes de gestion, consigne tous les actes sur un registre spécial tenu à disposition du C.A. et de l’A.G.

Il assure le règlement des factures, rembourse les débours autorisés et contrôle les justificatifs. Il prépare les demandes de subventions et leur suivi.

Le trésorier est titulaire du mandat de signature.

 

Le (la) secrétaire général(e): Il est l’organe principal de communication et d’information de l’association. Il assure la liaison entre C.A. et membres adhérents mais aussi entre l’A.M.M. et l’extérieur. Il prépare et envoie les convocations, les comptes rendus de réunion. Il tient à jour un registre sur lequel il consigne les comptes rendus des réunions, et gère les pièces écrites non financières nécessaires à l’A.G. Il peut être investi de tâches spécifiques complémentaires en rapport avec son titre. Il tient le listing des adhérents à jour. Il rend compte au président des actions accomplies et à venir

 

Le (la) trésorier(e) adjoint(e): C’est le suppléant du trésorier avec lequel il travaille en étroite collaboration. Il se tient informé de l’état des comptes, assure le suivi de la gestion des comptes du club. Il possède les mêmes capacités que le trésorier, dont il assure l’intérim en cas d’empêchement. Le trésorier adjoint peut détenir pouvoir de signature.

 

Le (la) secrétaire adjoint(e): Il est le suppléent du secrétaire général avec lequel il travaille en collaboration et doit être capable d’assurer les mêmes tâches en cas de nécessité.

 

Article 9 : Elections - éligibilité

Sont électeurs : les membres adhérents âgés de 15 ans révolus, à jour de leur cotisation, et cumulant au moins trois mois de présence au sein de l’association.

Sont éligibles : les membres adhérents ayant fait acte de candidature, âgés de 16 ans révolus, à jour de leur cotisation et cumulant au moins 6 mois de présence au sein de l’Association. Les mineurs devront en outre être  titulaires d’une autorisation parentale.

 

Article 10 : Missions de délégation

Expositions et salons:

Un responsable élu au C.A. est chargé de la gestion des expositions et des salons extérieurs. Il se tient informé des programmes nationaux, voire internationaux, et regroupe les informations nécessaires (types, lieux et dates) .auprès des organisateurs des manifestations. Il informe le C.A. afin d’établir un choix et d’étudier la participation de l’association. Il assure l’information auprès des membres, soit par contact direct avec ceux-ci, soit par l’intermédiaire du secrétaire ou de son adjoint.

Auprès des organisateurs, il assure les inscriptions des membres candidats, et les tient informé des modalités de participation. A l’issu de chaque exposition, sur la base des éléments fournis, il effectue le bilan de participation et le remet au secrétaire pour exploitation.

 

Relations publiques :

En cas de besoin, et en support du secrétaire général et (ou) de son adjoint, un responsable assurera les tâches afférentes aux relations publiques, contacts et liens. Tous moyens nécessaires seront mis à sa disposition pour assurer les missions qui seront définies par le C.A.

 

 

Article 11 : Comptes bancaires

Un compte bancaire est ouvert à La Poste.

D’autres comptes financiers pourront être détenus dans le cadre légal de la législation en vigueur.

 

Article 12 : Budgétisation

Les postes budgétaires sont alloués sur décision du C.A.

Ils concernent :

la participation aux remboursements de mission des élus
la participation spécifique aux remboursements de frais de participation aux expositions, salons et tournois
la bibliothèque avec l’acquisition d’ouvrages imprimés et gravés
l’achat de petits matériels et d’équipements
tout autre budget nécessaire décidé

Les affectations budgétaires, montants alloués et les détails afférents sont consignés en annexe 2 du règlement intérieur

 

Article 13 : Remboursements, débours

Hormis les prescriptions de l’article 13, seuls les frais et débours engagés par les membres élus lors des missions de représentativité définies et acceptées au préalablement par le C.A, seront remboursés sur justificatifs.

Le rapport financier présenté à l‘assemblée générale ordinaire doit faire mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des membres du conseil d’administration ou autres adhérents autorisés.

 

Article 14 : Participation bénévole des membres

Dans le cadre des activités du club, tout service rendu, tout travail effectué bénévolement et toute participation aux manifestations par ses membres ne sauraient en aucun cas faire l’objet d’une rétribution directe ou indirecte.

Les réalisations effectuées au profit de l’association (maquettes, décors etc....) sont et demeurent son unique et entière propriété.

 

Article 15 : Participation aux expositions , salons et voyages d'étude

En liminaire il convient de savoir que les remboursements ne seront accordés qu’en fonction des finances de l’association

Les membres adhérents candidats dûment inscrits sur les listes de participation aux expositions et salons choisis par le C.A. pour l’année en cours et représentant officiellement l’association peuvent bénéficier d’une aide spécifique.
Les membres se déplaçant sur des expositions  pour exposer  reçoivent  une indemnité fixée annuellement par un vote du CA . 
De 2009 à 2011 cette somme est de 15 euros par nuitée :

1 nuitée pour une participation située à moins de 3 heures de suite selon Mappy.
2 nuitées au  delà de 3 heures de route selon Mappy (du lieu de résidence à l'exposition).

Cette indemnité vient en plus des indemnités de déplacement.

Transport par voie routière

 Celle-ci s’appliquera sous réserve de co-voiturage (à chaque fois que possible) et se résume aux remboursements forfaitaires des frais de déplacements (autoroute et carburant) selon les décisions du C.A.

Transport par voie ferrée

Si la réservation SNCF se fait 30 jours avant le départ le billet est bien moins onéreux. Il convient donc de privilégier cette solution . Si toutefois pour des motifs valables exposés devant le CA le billet n’a pu être acheté avant cette date  le membre se verra remboursé au prix du billet normal .

Transport par voie aérienne

Il existe aussi des billet a réserver 6 mois avant et qui sont vendus à des prix très compétitifs . Il convient d’étudier cette voie aérienne. Toutefois il ne sera pas procédé au remboursement du prix du transports en commun de la navette reliant l’aéroport au centre ville

Dans tous les cas, le remboursement des débours ne pourra être envisagé que sur les bases forfaitaires établies, si l’intéressé en fait la demande et s’il présente les justificatifs adéquats.

La liste des expositions et salons fait l’objet d’une parution annexe.

Le montant forfaitaire alloué par exposition est consigné par année en annexe 2 du présent règlement.

Voyages d'étude.

Les voyages d'étude sont accordés après un vote du CA. Le but est d’enrichir l'AMM en ramenant des archives photo (une feuille de route est à la disposition des membres) et/ou vidéos et/ou des ouvrages  et enfin un compte rendu selon la trame fournie.

Le prix de ce voyage est à charge de 15% pour les membres (15%  du total à répartir au prorata des participants). Chaque participant doit déposer un chèque de caution (montant déterminé en CA) 1 mois avant le départ. La valeur du chèque sera éventuellement réajustée en fonction des frais réels engagés. En cas de désistement sans motifs recevables et sans remplacement par un autre membre de l'AMM, la somme est définitivement encaissée par l'AMM. Une compensation sera également exigée. La somme devra être remboursée au plus tard au 30 novembre de l'année civile sous peine d’exclusion définitive de l'AMM.

Le volontaire en charge de l'organisation pour un voyage d'étude hors frontière nationale, pourra, après vote du CA, voir sa participation aux frais minorée.
 

Article 16 : Litiges et désaccords

Tout litige ou désaccord entrant dans le cadre de l’association doit être porté à la connaissance du président. qui l’inscrira à l’ordre du jour de la prochaine réunion du C.A. Le problème sera alors débattu et la présence du plaignant pourra être requise afin d’être entendu.
 

Article 17 : Commission de conciliation

Le C.A. élit en son sein pour une durée de trois ans, une commission spécifique constituée de 6 membres. Le président y siège d’office.

Cette commission a pour but de tenter de régler à l’amiable les litiges qui pourraient survenir entre les membres de l’association, voire de prononcer l’exclusion temporaire ou définitive.

Conformément à l’article 8 des statuts, un membre peut être exclus temporairement ou définitivement de l’association pour

- non-respect des prescriptions de la loi du 1er Juillet 1901

- non-respect des statuts ou du règlement intérieur de l’association

- tout motif risquant de porter atteinte à l’intégrité ou à la probité de l’association ou à ses membres.

Les faits nécessitent la réunion de la commission.

La radiation est prononcée par décision du C.A. sur proposition de la commission, après que celle-ci ait convoqué l’intéressé(e) par lettre recommandée avec avis de réception lui précisant les motifs, dans un délai minimum de quinze jours avant la date de la convocation. La personne incriminée pourra se faire assister d’un membre adhérent de son choix. En cas de refus ou d’absence, la commission statuera sur son sort hors sa présence. La décision prise sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. Elle est irrévocable.
 

Article 18 : Sections de club

L’étude du rattachement d’éventuelles sections de club sera réalisée par le C.A. et devra être entérinée par la plus prochaine A.G.

Conformément aux statuts de l’AMM, et notamment aux prescriptions des articles 3 et 16, toute section de club ne possède qu’une autonomie réduite.

 

 

FIN